Ustalanie priorytetów nie jest łatwe. Ale może być łatwiejsze jeśli wspomożemy się w tym procesie m.in. różnymi narzędziami.
Czy było warto?
Z pewnością nie jestem jedyną osobą, która co jakiś czas zadaje sobie to pytanie.
Z roku na rok zajmowałem się coraz większą ilością rzeczy. Rodzina, praca, dodatkowe przedsięwzięcia/projekty, hobby, szkolenia… Nie zauważyłem, że dzień ma tylko 24 godziny i w tym czasie można zrobić tylko ograniczoną liczbę działań. W tym, dobrze jest zaplanować jakąś tam część czasu na tak ważne rzeczy jak sen czy jedzenie 😉 No właśnie, ale jak to zaplanować? Jak ma wyglądać ustalanie priorytetów? Jak zdecydować o tym, które z tych działań są ważne, które ważniejsze? A może są takie, którymi w ogóle nie powinniśmy się zajmować?
Oczywiście jest to część większego zagadnienia, które zahacza o nasze ambicje, plany życiowe, filozofię życia ale ten wpis będzie poświęcony tylko jednej małej rzeczy, która jednakowoż może dość mocno wpłynąć na nasze decyzje odnośnie podejmowania (lub nie) pewnych działań. Ta jedna rzecz to ustalanie celów.
Jak to się zaczęło?
W poszukiwaniu systemu, który ułatwiłby mi ustalanie priorytetów, które powinienem podejmować w swoim życiu i pracy natrafiłem na aplikację Was it worth it (tłum. z angielskiego “czy było warto?”). Aplikacja bardzo prosta i pozwalająca szybko ocenić każdy zakończony przez nas projekt. I tak, każdy projekt/działanie podlega ocenie wedle trzech kryteriów: wiedza, zabawa, pieniądze. Wypadkowa tych trzech jest przedstawiona graficznie w formie słupka i wartości określonej w procentach. Dzięki temu w każdej chwili jesteśmy w stanie zerknąć na ekran i zobaczyć nasze przeszłe działania. I odpowiedzieć sobie: czy było warto?
Moja wersja
Trzy kryteria to było dla mnie za mało i prostota aplikacji, będąca jej zaletą stała się też jej największą wadą. Aplikacji nie używam, stworzyłem sobie za to alternatywną wersję tejże w arkuszu Excela. Żadnych fajerwerków ani gwizdków, dwie formuły na krzyż ale jak to w arkuszu Excela, zawsze można coś dopisać, zmienić, rozszerzyć. Do tego własny zestaw, ważnych dla mnie kryteriów, które wspomagają ustalanie priorytetów: zbieżność z celami życiowymi, pieniądze, zaangażowanie czasowe, doświadczenie, ludzie.
Zbieżność z celami życiowymi. Po angielsku brzmi to ładniej (Life Goals Alignment) ale chodzi o to czy działanie/projekt przyczynia się w jakiś sposób do naszego głównego celu.
Pieniądze. Wiadomo. Z czegoś trzeba żyć. Nie są one najważniejsze ale warto wiedzieć z jakich źródeł się utrzymujemy a co robimy z innych pobudek.
Zaangażowanie czasowe. Ile czasu poświęciliśmy jakiejś sprawie. Można również odnotować wartość w godzinach/dniach/miesiącach.
Doświadczenie. Jakie wymierne korzyści dał nam projekt. Czego się nauczyliśmy.
Możliwość pracy z ciekawymi ludźmi zawsze jest warta odnotowania.
Kryteria te, oceniamy w skali od 0 do 10, z czego „zaangażowanie czasowe” oceniamy tym niżej im więcej czasu musieliśmy poświęcić. Całość sumuje się w ostatniej kolumnie i dzieli przez liczbę kryteriów. W tym przypadku przez pięć. Otrzymujemy w te sposób ocenę od 0 do 10, która opisuje „czy było warto?” projektu. Oczywiście wszystkie oceny są subiektywne. Ciężko jest porównywać dwa różne projekty/prace, nie mające wspólnego mianownika. Jednakże wynik, który otrzymujemy jest dla nas informacją, na podstawie której możemy zdecydować „czy było warto?” i czy warto podejmować tego rodzaju działania w przyszłości.
Po co to?
Dlaczego warto przeprowadzać takie ćwiczenie? Ja robię to z kilku powodów:
Umiejętność zarządzania ograniczonymi zasobami. Nasze zasoby są zawsze ograniczone. W szczególności gdy mówimy o czasie. Możemy być bardziej wydajni, szybciej robić pewne rzeczy ale czasu nie kupimy. Dlatego warto jest zarządzać nim świadomie. Jeśli coś zabiera nam dużo czasu a nie przynosi adekwatnych korzyści warto rozważyć zrezygnowanie z robienia tego.
Ustalanie priorytetów. Gdy oceniam rzeczy, które zrobiłem myślę nad swoimi priorytetami. Czy mam czas na to aby zajmować się tym wszystkim? Czy może warto zredukować moje działania do najważniejszych rzeczy.
Dlaczego robię to co robię. Ocena pozwala mi uświadomić sobie swoje własne potrzeby. Co mnie motywuje? Czy bardziej potrzeba pracy z ciekawymi ludźmi czy może możliwość zdobycia doświadczenia. A może tylko i wyłącznie pieniądze?
Ocena prac, które wykonuję, spojrzenie na nie z różnych kątów sprawia, że dokonuję zmian i ukierunkowuję ograniczone zasoby na rzeczy, które są dla mnie ważne 🙂 Ustalanie priorytetów jest dzięki temu łatwiejsze.